This n8n AI Agent Will Manage Your Email Inbox (100% Automatic)

https://youtu.be/l0SiFihbetA

 

1. 이메일 에이전트 소개 및 기능

이메일 계정을 자동으로 관리하는 이메일 에이전트를 만드는 과정에 대한 설명이다. Gmail 계정으로 이메일이 수신되면 자동으로 라벨을 지정하여 이메일을 특정 카테고리(프로모션, 소셜, 판매, 영수증, 채용, 개인)로 분류한다. 이 에이전트는 사용자가 원하는 작업을 수행하도록 설정할 수 있다. 예를 들어, 개인 이메일이 들어오면 자동으로 “개인” 라벨을 지정하고, 간단한 승인만 거치면 발송되는 후속 이메일 초안을 생성할 수 있다. 에이전트는 초안 작성, 메시지 자동 회신, 메시지 전송 또는 전달과 같은 다양한 작업을 자동화할 수 있다. 예를 들어, 영수증 이메일은 회계사에게 전달하고, 판매 관련 이메일은 자동 회신 초안을 작성하고, 소셜 미디어 메시지는 내용을 요약하여 Google Sheets에 기록할 수 있다. 프로모션 이메일은 읽음으로 표시하는 등, 각 카테고리에 따라 다른 작업을 설정할 수 있다. 이 시스템의 목표는 넘쳐나는 이메일로 가득 찬 받은 편지함을 정리하여 사용자가 집중력을 유지하고 생산성을 높일 수 있도록 돕는 것이다. 이 모든 기능을 활용하기 위한 청사진을 다운로드할 수 있다.

2. Gmail 트리거 설정 및 폴링 간격 조정의 중요성

자동화 시스템 구축의 첫 번째 단계는 n8n 계정 내에서 트리거를 설정하는 것이다. 이 트리거는 Gmail 받은 편지함에 새 이메일이 도착할 때마다 워크플로우를 시작하도록 지시한다. Gmail 트리거는 “Gmail On Message Receive” 트리거를 사용한다. 이 트리거를 설정할 때 가장 중요한 요소 중 하나는 폴링 시간(polling times)이다. 폴링은 n8n이 Gmail 계정에 접속하여 새로운 메일이 있는지 확인하는 빈도를 의미한다. 워크플로우는 n8n이 Gmail 계정에 접속할 때마다 실행되므로, 폴링 간격이 너무 짧으면 비용이 많이 발생할 수 있다. 1분 간격으로 폴링하도록 설정하면 한 달에 1,440번의 작업이 발생하여, 무료 플랜에서 제공하는 작업량(2,500회)을 빠르게 소모할 수 있다. 따라서 폴링 간격을 조정하여 비용을 절감하는 것이 중요하다. 매시간 폴링하는 것은 너무 느리고, 매분 폴링하는 것은 너무 빠르므로, 사용자 지정 표현식을 사용하여 폴링 간격을 설정하는 것이 좋다. 예를 들어, “Chrone expression”을 사용하여 5분 또는 10분 간격으로 폴링하도록 설정할 수 있다. 폴링 간격을 5분으로 설정하면, 매 5분마다 Gmail 계정에 접속하여 새로운 메일이 있는지 확인하고, 워크플로우를 실행한다.

3. 텍스트 분류기를 이용한 이메일 분류 및 라벨링 자동화

수신된 이메일을 분류하고 라벨을 지정하는 단계를 설명한다. 이메일 분류를 위해 텍스트 분류기(text classifier)를 사용한다. 텍스트 분류기는 이메일 제목과 본문을 분석하여 해당 이메일이 어떤 카테고리에 속하는지 판단한다. 텍스트 분류를 위해 이메일의 제목과 본문을 입력하고, “개인”, “프로모션”, “소셜” 등의 카테고리를 지정할 수 있다. 텍스트 분류기는 AI 모델을 사용하여 텍스트를 이해하고 분류한다. n8n에서는 다양한 AI 모델(Anthropic, DeepSeek, Google Gemini, ChatGPT)을 선택하여 사용할 수 있다. 여기서는 ChatGPT 모델을 사용한다. 텍스트 분류기를 설정할 때 모델을 연결해야 텍스트 분류가 제대로 작동한다. 텍스트 분류 후에는 해당 카테고리에 맞는 라벨을 이메일에 추가한다. 이메일에 라벨을 추가하기 위해 Gmail 모듈을 사용하고, 메시지 ID를 사용하여 특정 이메일을 식별한다. 텍스트 분류기가 “미분류” 카테고리로 분류한 이메일에는 “미분류” 라벨을 추가하는 방식으로 라벨링을 자동화할 수 있다. 이 과정을 반복하여 “프로모션”, “소셜”, “개인” 등의 다른 카테고리에도 라벨을 추가할 수 있다. 이메일이 들어오면 자동으로 분류되고 라벨이 지정되어 관리가 용이해진다.

4. 자동화된 이메일 관리: 응답, 요약, 전달

이메일 에이전트를 활용하여 다양한 작업을 자동화하는 방법을 설명한다. 먼저, 프로모션 탭에 있는 이메일은 자동으로 읽음으로 표시하도록 설정할 수 있다. 이렇게 하면 불필요한 프로모션 이메일을 일일이 확인하지 않아도 된다. 다음으로, 소셜 탭에 있는 이메일은 내용을 요약하여 Google Sheets에 기록할 수 있다. 이렇게 하면 소셜 미디어 업데이트를 빠르게 훑어볼 수 있다. Open AI 모듈을 사용하여 이메일 내용을 요약할 수 있다. Open AI를 사용하려면 API 키가 필요하며, Open AI 플랫폼에서 API 키를 생성하고 n8n에 연결해야 한다. 시스템 메시지와 사용자 메시지를 설정하여 요약 기능을 구성할 수 있다. 시스템 메시지는 ChatGPT에게 요약 작업을 수행하는 지능형 봇이라는 역할을 부여하고, 사용자 메시지는 요약할 이메일의 제목과 본문을 입력으로 제공한다. 마지막으로, 개인적인 이메일은 자동으로 답장 초안을 생성하도록 설정할 수 있다. 개인적인 이메일에는 즉시 답장하기보다는 초안을 먼저 확인하고 싶을 수 있다. Gmail 모듈을 사용하여 답장 초안을 생성하고, ChatGPT를 사용하여 답장 내용을 작성할 수 있다. assistant 메시지를 사용하여 답장 형식을 JSON 형식으로 지정할 수 있다.