How AI Hires People For Me (Saves Me 300 Hours Monthly)
1. 인공지능 기반 자동 이력서 심사 및 면접 일정 예약 시스템 구축
본 문서는 인공지능(AI)을 활용하여 이력서를 자동으로 심사하고, 상위 1~2%의 우수 지원자를 선별하여 면접 일정을 자동으로 예약하는 시스템 구축 방법에 대해 설명한다. 특히, 지원자가 Indeed와 같은 채용 플랫폼을 통해 지원한 시점부터 면접 일정 예약까지의 전 과정을 자동화하여 효율성을 극대화하는 데 초점을 맞춘다. 이는 채용 담당자가 수많은 이력서를 검토하고 개별적으로 연락하는 데 소요되는 시간과 노력을 크게 절감시켜 준다.
수천 건의 지원서를 일일이 검토하고, 각 지원자에게 이메일을 보내고, 통화 또는 화상 회의를 통해 적합성을 판단하는 것은 사실상 불가능에 가까운 작업이다. 이러한 과정을 자동화함으로써 채용 담당자는 하루 5분 이내의 시간만 투자하여 핵심 업무에 집중할 수 있게 된다. 본 시스템은 Make.com과 같은 자동화 플랫폼을 활용하여 구축되며, Indeed 채용 공고 게시, 지원자 정보 수집, AI 기반 이력서 평가, 합격자 선별 및 면접 일정 예약 등의 기능을 통합적으로 제공한다.
시스템 구축의 핵심은 다음과 같다. 먼저, Indeed에 채용 공고를 게시하고, 지원자가 지원 시 자동으로 양식을 작성하도록 유도한다. 이 양식에는 이름, 연락처, 이메일 주소 등의 기본 정보와 함께 PDF 형식의 이력서를 업로드하는 항목을 포함한다. 지원자가 양식을 제출하면, 시스템은 해당 PDF 이력서를 텍스트 파일로 변환하고, AI를 사용하여 지원자를 100점 만점으로 평가한다. 이때, 특정 기준에 따라 점수를 부여하거나 감점할 수 있으며, 평가 결과는 스프레드시트에 저장된다. 마지막으로, 설정된 기준점을 넘는 지원자에게는 즉시 면접 초대를 발송하거나, 채용 담당자가 검토 후 수동으로 면접을 진행하도록 설정할 수 있다.
- Indeed: https://www.indeed.com/
- Make.com: https://www.make.com/en/
- 고수준 CRM: https://www.gohighlevel.com/
2. Indeed를 활용한 자동 메시지 전송 및 Google Forms 연동
Indeed는 풀타임 직원 채용에 효과적인 채용 플랫폼으로, 다양한 구직자들이 이용하고 있다. Indeed를 통해 채용 공고를 게시하고, 자동화 기능을 활용하기 위해서는 유료 광고를 집행해야 한다. 광고 비용은 최소 금액으로 설정할 수 있지만, 자동화 기능을 사용하기 위해서는 반드시 광고를 후원해야 한다. 광고를 후원하면 Indeed 내에서 자동화 도구를 사용할 수 있으며, 지원자에게 자동으로 메시지를 발송할 수 있다.
자동화 도구를 사용하면 지원자가 채용 공고에 지원하는 즉시 자동으로 메시지를 보낼 수 있다. 메시지에는 지원자의 이름과 함께 감사를 표하고, 다음 단계로 온보딩 양식을 작성하도록 안내하는 내용이 포함된다. 온보딩 양식은 Google Forms와 같은 도구를 사용하여 만들 수 있으며, 여기에는 이름, 연락처, 이메일 주소, 이력서 업로드 등의 항목을 포함한다. Google Forms를 사용하는 이유는 무료로 이용 가능하며, 접근성이 높기 때문이다. 하지만, 필요에 따라 GoHighLevel과 같은 CRM 도구를 사용할 수도 있다.
온보딩 양식을 통해 수집된 정보는 스프레드시트에 자동으로 저장되도록 설정할 수 있다. 스프레드시트는 Make.com과 연동하여 이력서 심사 및 면접 일정 예약 자동화에 활용된다. 아쉽게도 Indeed는 API를 제공하지 않으므로, 웹 스크래핑을 통해 데이터를 추출할 수 없다. 따라서, 온보딩 양식을 통해 데이터를 수집하는 것이 차선책이다. 온보딩 양식에는 지원자의 기본 정보 외에도 직무 관련 질문이나 테스트를 추가하여 지원자의 역량을 평가할 수 있다. 예를 들어, 작가 지원자에게는 특정 주제에 대한 글쓰기 과제를 부여하고, 비디오 편집자 지원자에게는 주어진 영상 자료를 편집하도록 요청할 수 있다.
- 자동화 도구: https://support.indeed.com/hc/en-us/articles/4404788398484-Using-Indeed-Automated-Messages
- Google Forms: https://www.google.com/forms/about/
- 온보딩 양식 템플릿: https://www.template.net/editable/forms/employee-onboarding-form
3. PDF 이력서 텍스트 변환 및 ChatGPT를 활용한 평가 루브릭 구성
Make.com 시나리오를 구축하여 스프레드시트에 저장된 지원자 정보를 활용하고, PDF 이력서를 다운로드하여 텍스트로 변환하는 과정을 자동화한다. HTTP 모듈을 사용하여 이력서 URL에서 파일을 다운로드하고, PDF.co와 같은 서비스를 사용하여 PDF를 텍스트로 변환한다. PDF.co는 무료 API 키를 제공하며, 이를 통해 PDF 파일을 텍스트로 변환할 수 있다.
PDF를 텍스트로 변환한 후에는 ChatGPT를 사용하여 이력서를 평가하고 점수를 부여한다. ChatGPT API를 사용하기 위해서는 OpenAI 플랫폼에서 API 키를 발급받고, Make.com 시나리오에 API 키와 조직 ID를 입력해야 한다. ChatGPT 모델은 비용 효율적인 gpt-3.5-turbo를 사용하고, 최대 토큰 수를 충분히 확보하여 긴 이력서도 문제없이 처리할 수 있도록 설정한다.
ChatGPT에게 전달할 메시지(프롬프트)는 역할 부여, 평가 기준 제시, JSON 형식의 응답 요청 등으로 구성된다. 역할 부여는 ChatGPT에게 채용 관리자 역할을 부여하여 이력서 평가에 필요한 전문성을 갖추도록 한다. 평가 기준은 경험, 학력, 문법, 대학 평판, 직무 관련 경험, 실업 기간, 직무 유지 기간, 키워드 빈도 등으로 구성되며, 각 기준에 따라 점수를 부여하거나 감점한다. JSON 형식의 응답을 요청하는 이유는 데이터 구조를 표준화하여 Make.com 시나리오에서 데이터를 쉽게 추출하고 활용할 수 있도록 하기 위함이다. 시스템 메시지를 통해 응답 형식을 지정함으로써 ChatGPT의 응답이 일관성을 유지하도록 한다.
- PDF.co: https://pdf.co/
- ChatGPT API: https://platform.openai.com/docs/api-reference
- 프롬프트 엔지니어링: https://www.promptingguide.ai/
4. Google Sheets 업데이트 및 자동 이메일 발송 설정
ChatGPT를 통해 이력서 평가를 완료한 후에는 Google Sheets를 업데이트하여 평가 결과(점수, 코멘트, 합격 여부, 면접 일정)를 저장한다. Google Sheets 업데이트 모듈을 사용하여 스프레드시트 ID와 시트 이름을 지정하고, ChatGPT의 응답에서 추출한 데이터를 해당 열에 매핑한다. 합격 여부는 IF 함수를 사용하여 총점이 75점 이상이면 “False” (불합격), 75점 미만이면 “True” (합격)로 설정한다. Google Sheets의 체크박스 기능을 활용하여 합격 여부를 시각적으로 표시한다.
합격 여부에 따라 자동으로 이메일을 발송하도록 설정할 수 있다. 라우터 모듈을 사용하여 합격과 불합격 경로를 분리하고, 각 경로에 해당하는 이메일 템플릿을 작성한다. 합격자에게는 면접 일정을 예약할 수 있는 링크를 제공하고, 불합격자에게는 정중하게 거절 의사를 전달한다. 또는, 합격 여부에 관계없이 채용 담당자가 수동으로 검토하고 면접 일정을 확정하도록 설정할 수도 있다. 이 경우, Google Sheets의 “인터뷰” 열에 체크박스를 추가하고, 체크박스가 선택된 경우에만 이메일이 발송되도록 설정한다.
Google Sheets에서 변경 사항을 감지하고 자동으로 이메일을 발송하기 위해서는 Make.com의 Google Sheets 확장 프로그램을 설치해야 한다. 확장 프로그램을 설치한 후에는 웹훅 URL을 설정하고, 변경 사항을 감지할 열을 지정한다. “인터뷰” 열의 값이 True로 변경된 경우에만 이메일이 발송되도록 필터를 설정한다.