AI 자동화툴_Zapier에서 송장 자동화로 월 2만 달러를 만든 방법 _Jono Catliff

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How I Made $20K Monthly By Automating Invoicing In Zapier

1. 자동화 시스템 구축 개요

이 글에서는 팀의 시간을 절약하여 추가 수익을 창출하는 자동화 시스템 구축에 대해 다룬다. 특히 견적, 제안, 송장 발행 과정을 자동화하여 영업팀의 업무 시간을 25% 절약하고, 이를 통해 더 많은 고객에게 연락하고 더 많은 계약을 성사시킬 수 있도록 돕는 방법을 제시한다. 이 시스템을 구축하는 데는 Google Forms, Zapier, PandaDoc의 세 가지 소프트웨어 도구가 사용된다. Google Forms는 무료이며 누구나 사용할 수 있고, PandaDoc은 송장을 생성하고 고객에게 전송하는 데 사용되며, Zapier는 Google Forms와 PandaDoc을 연결하는 역할을 한다. 이 시스템을 통해 기업은 제안, 견적, 송장 발행 프로세스를 간소화하고 효율성을 높일 수 있다. 특히 대기업에서 주로 사용하는 방식을 도입함으로써 경쟁력을 강화하고 업무 효율성을 극대화할 수 있다. 자동화 시스템 구축은 계약서, 견적서, 송장 등 반복적인 문서 작업을 줄여줌으로써 기업의 운영 효율성을 크게 향상시킬 수 있다. 또한 자동화된 시스템은 인적 오류를 줄이고, 데이터의 정확성을 높이며, 고객에게 보다 빠르고 전문적인 서비스를 제공할 수 있도록 한다.

2. PandaDoc 템플릿 설정 및 사용자 정의

PandaDoc은 다양한 템플릿을 제공하여 사용자가 쉽고 빠르게 전문적인 문서를 만들 수 있도록 돕는다. 특히 ‘광고 판매 제안서’ 템플릿은 깔끔하고 세련된 디자인을 자랑하며, 사용자는 이를 기반으로 자신의 비즈니스에 맞게 템플릿을 사용자 정의할 수 있다. 불필요한 섹션을 제거하고 포트폴리오, 실적, 고객 후기 등 필수 정보를 추가하여 템플릿의 효율성을 높일 수 있다. 이 과정에서 PandaDoc의 사용자 정의 필드를 활용하여 고객사 정보, 프로젝트 마감일, 예산 등 다양한 변수를 자동 삽입할 수 있다. PandaDoc의 사용자 정의 필드 기능을 통해 클라이언트 회사 이름과 같은 정보를 자동으로 삽입할 수 있다. 이는 제안서, 계약서, 송장 등 다양한 문서에서 반복적으로 사용되는 정보를 일일이 수동으로 입력할 필요 없이, 한 번 설정해두면 자동으로 해당 필드에 정보가 채워지도록 하는 기능이다. 이러한 자동화 기능은 문서 작성 시간을 단축하고, 휴먼 에러를 줄이며, 문서의 일관성을 유지하는 데 도움이 된다. 또한, PandaDoc은 클라이언트가 직접 작성해야 하는 필드 (예: 서명, 날짜)를 지정할 수 있어 문서 작성 과정을 더욱 효율적으로 관리할 수 있다.

3. Google Forms 설문 양식 제작 및 데이터 연동

자동화 시스템 구축의 핵심은 Google Forms를 활용하여 필요한 정보를 효율적으로 수집하는 것이다. 이 단계에서는 고객 이메일, 전화번호, 회사명, 담당자 이름 등 PandaDoc 템플릿에 필요한 모든 정보를 Google Forms 설문 양식으로 구성한다. 특히 PandaDoc 사용자 정의 필드와 연동될 변수들을 고려하여 설문 항목을 설계하는 것이 중요하다. 이 과정에서 ‘최대 예산’, ‘프로젝트 마감일’과 같은 추가 필드를 생성하여 고객의 요구 사항을 정확하게 파악할 수 있도록 한다. Google Forms에서 수집된 데이터는 Zapier를 통해 PandaDoc으로 전송되어 템플릿 내 해당 필드에 자동으로 채워진다. Google Forms를 통해 고객 정보를 수집하는 것은 단순히 데이터 입력을 자동화하는 것을 넘어, 고객과의 소통을 체계화하고 관리하는 데도 중요한 역할을 한다. Google Forms를 통해 수집된 데이터는 스프레드시트 형태로 저장되어 고객 정보를 효율적으로 관리할 수 있으며, 이를 바탕으로 고객 맞춤형 서비스를 제공하는 데 활용할 수 있다. 또한, Google Forms는 다양한 질문 유형을 제공하여 고객의 니즈를 정확하게 파악하고, 이를 바탕으로 보다 효과적인 마케팅 전략을 수립하는 데 도움이 된다.

4. Zapier를 활용한 Google Forms와 PandaDoc 연동

Zapier는 Google Forms에서 수집된 데이터를 PandaDoc으로 자동 전송하는 핵심적인 역할을 수행한다. Zapier의 트리거 (Trigger) 기능을 통해 Google Forms에 새로운 응답이 제출될 때마다 PandaDoc 문서 생성 프로세스가 자동으로 시작되도록 설정할 수 있다. 이 과정에서 Zapier의 액션 (Action) 기능을 활용하여 Google Forms의 각 설문 항목과 PandaDoc 템플릿의 사용자 정의 필드를 정확하게 매핑해야 한다. 예를 들어 Google Forms의 ‘회사명’ 항목에 입력된 데이터는 PandaDoc 템플릿의 ‘client.company’ 필드에 자동으로 삽입되도록 설정하는 것이다. 또한 Zapier의 스토리지 (Storage) 기능을 활용하여 송장 번호를 자동으로 증가시키는 기능을 구현할 수 있다. Zapier의 스토리지 기능과 증분 값 (Incremental Value) 기능을 함께 사용하면, 매번 새로운 문서가 생성될 때마다 송장 번호가 자동으로 1씩 증가하도록 설정할 수 있다. 이 기능은 송장 관리의 효율성을 높이고, 중복된 송장 번호가 발생하는 것을 방지하는 데 도움이 된다. 또한, Zapier는 다양한 애플리케이션과의 연동을 지원하므로, Google Forms와 PandaDoc 외에도 CRM, 이메일 마케팅 도구 등 다양한 시스템을 연결하여 업무 자동화 시나리오를 확장할 수 있다.

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