Automate Your GoHighLevel Appointments (copy this)
1. 고 하이 레벨(GoHighLevel) CRM 소개
고 하이 레벨(GoHighLevel)은 강력한 CRM(고객 관계 관리) 소프트웨어입니다. 겉으로 보이는 랜딩 페이지는 매력적이지 않을 수 있지만, 실제로는 매우 강력한 기능을 제공합니다. 이 튜토리얼에서는 고 하이 레벨을 사용하여 예약 프로세스의 다양한 단계를 자동화하는 방법을 알아볼 것입니다. 구체적으로 예약 확인, 노쇼(No-show) 관리, 예약 취소 등의 단계를 자동화하는 방법을 다룹니다.
고 하이 레벨을 사용하면 약속 예약 프로세스를 완전히 자동화할 수 있습니다. 20분 정도 설정 시간을 투자하면 매년 5~10일의 업무 시간을 절약할 수 있습니다. 이는 텍스트 메시지나 이메일을 수동으로 작성하고, 약속을 다시 예약하거나, 다가오는 약속에 대한 알림을 보내는 데 소요되는 시간을 줄여주기 때문입니다. 자동화를 통해 고객이 약속을 잊어버리는 문제를 해결하고, 예약 프로세스를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
2. 예약 확인 워크플로우 설정
예약 확인 워크플로우를 설정하는 첫 번째 단계는 워크플로우를 시작하는 트리거를 설정하는 것입니다. 트리거는 약속 상태가 ‘확인됨’으로 변경될 때 워크플로우가 자동으로 시작되도록 설정합니다. 예를 들어, 고객이 특정 캘린더에서 약속을 예약하면 이 워크플로우가 트리거됩니다. 고 하이 레벨의 설정 탭에서 캘린더를 생성하고, 워크플로우 트리거에서 해당 캘린더를 선택할 수 있습니다. ‘테스트 데모’ 캘린더를 예시로 사용할 수 있습니다.
워크플로우 설정에서 ‘재진입 허용’ 옵션을 활성화하면 동일한 고객이 여러 약속을 예약하더라도 워크플로우가 정상적으로 작동합니다. ‘응답 중지’ 옵션은 활성화하지 않는 것이 좋습니다. 이 옵션을 활성화하면 고객이 답장을 보낼 경우 워크플로우가 중단되기 때문입니다. 시간대를 연락처 시간대로 설정하고, 메시지를 보내는 시간 범위를 설정하여 고객에게 불편을 주지 않도록 합니다. 예를 들어, 오전 8시부터 오후 5시까지로 설정할 수 있습니다.
설정이 완료되면 고객에게 확인 이메일을 보낼 수 있습니다. 이메일에는 사용자 이름과 이메일 주소를 포함하고, 제목에는 ‘약속 확인’을 명시합니다. 이메일 본문에는 고객의 이름과 약속 날짜, 시간을 명시하고, 취소 또는 재예약 옵션을 제공합니다. 취소 및 재예약 링크는 사용자 지정 링크를 사용하여 설정할 수 있습니다. 또한, 고객이 캘린더에 약속을 추가할 수 있도록 Google Calendar 또는 Outlook 링크를 제공합니다. 마지막으로, 이메일 말미에 인사말을 추가하여 고객에게 긍정적인 인상을 줄 수 있습니다.
워크플로우에 1분 대기 단계를 추가하면 실수를 했을 경우 워크플로우를 중단하고 수정할 수 있는 여유 시간을 확보할 수 있습니다. 사용자 지정 단계를 통해 워크플로우를 보다 안전하게 관리할 수 있습니다.
3. 약속 리마인더 및 내부 알림 설정
예약된 약속에 대한 리마인더를 설정하는 것은 고객의 노쇼(No-show)를 줄이는 데 매우 효과적입니다. 워크플로우에서 ‘이벤트/약속 시간’ 단계를 사용하여 약속 1일 전에 리마인더 이메일을 보낼 수 있습니다. 이 이메일에는 약속 날짜와 시간을 다시 한번 명시하고, 필요한 경우 취소 또는 재예약할 수 있는 링크를 제공합니다.
약속 30분 전에는 고객에게 SMS 메시지를 보내어 마지막 알림을 보냅니다. 이 메시지에는 고객의 이름과 담당자 이름을 명시하고, 곧 전화할 예정임을 알립니다. 내부 알림을 설정하여 담당자에게도 약속에 대한 알림을 보낼 수 있습니다. 이는 여러 약속을 관리해야 하는 경우 특히 유용합니다.
내부 알림에는 고객 이름과 전화번호를 포함하여 담당자가 쉽게 연락할 수 있도록 합니다. 고 하이 레벨의 ‘통화’ 기능을 사용하면 약속 1분 전에 담당자에게 자동으로 전화를 걸어 고객과의 통화를 연결할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 담당자가 수동으로 전화를 걸어야 하는 번거로움을 줄이고, 약속을 더욱 효율적으로 관리할 수 있습니다. 내부 알림을 통해, 담당자는 고객과의 통화를 놓치지 않고 원활하게 진행할 수 있습니다. 내부 알림의 메시지는 ‘고객 이름과의 약속이 있습니다. 연결하려면 키패드의 아무 키나 누르십시오.’와 같이 설정할 수 있습니다.
4. 취소, 노쇼(No-show), 유효하지 않은 약속 워크플로우 설정
취소, 노쇼(No-show), 유효하지 않은 약속에 대한 워크플로우를 설정하는 것은 고객 관리를 효율적으로 수행하는 데 중요합니다. 이 세 가지 시나리오를 하나의 워크플로우로 묶어 관리하면 설정을 간소화하고, 워크플로우를 보다 효과적으로 제어할 수 있습니다. 예약 상태가 취소, 노쇼, 또는 유효하지 않음으로 변경될 때 워크플로우가 트리거되도록 설정합니다.
‘If/Else’ 단계를 사용하여 워크플로우를 분기합니다. 예약 상태에 따라 워크플로우가 다른 경로로 진행되도록 설정합니다. 예약이 취소된 경우, 고객에게 취소 확인 메시지를 보내고, 다른 시간대에 예약을 재개하도록 유도합니다. 예약에 노쇼(No-show)한 경우, 고객에게 부재중 전화 메시지를 보내고, 다시 연락하여 예약을 재조정하도록 권유합니다. 예약이 유효하지 않은 경우, 워크플로우에서 해당 고객을 제거합니다. 고 하이 레벨에는 예약 삭제 기능이 없으므로, ‘유효하지 않음’ 상태를 사용하여 예약을 무효화합니다.
취소 또는 노쇼(No-show) 고객에게는 예약 재개를 유도하는 메시지를 보냅니다. 메시지에는 고객의 이름과 예약 날짜, 시간을 명시하고, 캘린더 링크를 제공하여 쉽게 예약할 수 있도록 합니다. 발신자 정보에는 담당자 이름과 이메일 주소를 포함하여 고객에게 신뢰감을 줍니다.
자동화된 워크플로우는 약속 예약 프로세스를 효율적으로 관리하고, 고객과의 관계를 강화하는 데 큰 도움이 됩니다. 고 하이 레벨을 사용하여 예약 확인, 리마인더, 취소/노쇼(No-show) 관리를 자동화하면 시간과 노력을 절약하고, 더 나은 고객 경험을 제공할 수 있습니다.