AI 자동화툴_프로젝트 관리 자동화 (Zapier & ClickUp 사용) _Jono Catliff

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Automate Project Management (Using Zapier & ClickUp)

 

1. 프로젝트 관리 자동화 시스템 구축 개요

본 내용은 Zapier를 활용하여 프로젝트 관리 시스템을 자동화하는 방법에 대한 안내입니다. 이 시스템을 통해 프로젝트 파일을 생성하고 업데이트하며, 필요한 파일을 추가하고 변경하는 등 프로젝트 관리에 필요한 다양한 작업을 자동화할 수 있습니다. 이는 시간 절약 및 효율성 향상에 기여하며, 궁극적으로 비즈니스 성장에 도움이 될 수 있습니다. 특히, 많은 프로젝트를 동시에 진행하는 경우, 프로젝트 관리 시스템 자동화는 업무 효율성을 극대화하고 스트레스를 줄이는 데 효과적입니다. 기존에는 누락되는 작업이 발생하거나 마감 기한 직전에 급하게 처리해야 하는 어려움이 있었지만, 자동화 시스템 구축을 통해 이러한 문제점을 해결하고 사전에 계획된 작업에 집중할 수 있습니다. 또한, 팀원들의 업무 진행 상황을 정확히 파악하고 모든 작업을 기한 내에 완료할 수 있도록 지원합니다. 이 가이드를 통해 얻을 수 있는 자동화 시스템 설계 능력은 잠재 고객에게 판매하거나 자체 비즈니스에 적용하여 시간과 비용을 절약하는 데 활용할 수 있습니다. 본 가이드에서는 ClickUp과 Google Sheets를 예시로 들어 설명하지만, 다른 프로젝트 관리 소프트웨어 및 CRM 도구에도 유사하게 적용할 수 있습니다.

 

2. 자동화 워크플로우 설정: ClickUp과 Google Sheets 연동

자동화 워크플로우는 ClickUp 작업과 Google Sheets 기반 CRM을 연동하여 구축됩니다. ClickUp은 프로젝트 관리 소프트웨어로, Google Sheets는 고객 정보를 저장하고 관리하는 CRM으로 활용됩니다. Google Sheets를 사용하는 이유는 무료로 쉽게 시작할 수 있기 때문이며, 대부분의 사용자는 Go High Level, HubSpot 또는 Salesforce와 같은 CRM을 사용할 것으로 예상됩니다. 이 워크플로우의 핵심은 Google Sheets에서 고객 상태가 변경될 때(예: 리드에서 고객으로 전환) ClickUp에서 자동으로 프로젝트 폴더를 생성하는 것입니다. 이를 위해 Zapier를 사용하여 ClickUp과 Google Sheets를 연결하고, Google Sheets의 데이터 변경을 감지하여 ClickUp에서 해당 고객에 대한 프로젝트 관리 시스템을 자동으로 설정합니다. 템플릿을 활용하여 프로젝트 폴더를 빠르게 생성하고, 고객 유형에 따라 다른 템플릿을 적용할 수도 있습니다. 또한, 작업 추가 및 업데이트를 자동화하여 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 관리할 수 있습니다. 이 과정에서 Zapier의 트리거 및 액션 기능을 활용하여 Google Sheets의 특정 열(예: 고객 상태)이 변경될 때 ClickUp에서 특정 작업을 수행하도록 설정합니다.

 

3. ClickUp 프로젝트 파일 자동 생성 및 관리

ClickUp 계정이 없다면 무료 계정을 생성하여 프로젝트 관리 시스템을 구축할 수 있습니다. ClickUp 내에서 템플릿을 활용하여 프로젝트 목록을 생성하고 관리할 수 있습니다. 예를 들어, “광고 일정”이라는 목록을 생성하고, 템플릿을 적용하여 소셜 광고, 브로셔 제작 등 다양한 프로젝트 작업을 추가할 수 있습니다. 핵심 아이디어는 CRM에서 고객이 리드에서 실제 고객으로 전환될 때, 즉 계약을 체결하고 비용을 지불했을 때 자동으로 프로젝트 폴더를 생성하는 것입니다. 미리 설정된 템플릿을 사용하여 프로젝트 폴더를 생성하고, 필요에 따라 다양한 템플릿을 적용할 수 있습니다. Zapier를 사용하여 Google Sheets와 ClickUp을 연결하고, Google Sheets에서 고객 상태가 변경될 때 ClickUp에서 자동으로 프로젝트 폴더를 생성하도록 설정합니다. Zapier에서 Google Sheets를 트리거로 설정하고, “업데이트된 시트 행”을 선택하여 고객 상태 변경을 감지합니다. Zapier에 Google Sheets에 대한 접근 권한을 부여하고, 관련 스프레드시트 및 워크시트를 선택합니다. 트리거 열은 “고객 단계”로 설정하여 고객 상태가 변경될 때만 트리거가 작동하도록 합니다. 필터를 추가하여 “고객 단계”가 “고객”을 포함하는 경우에만 자동화가 진행되도록 설정합니다. ClickUp을 액션으로 추가하고, “목록 만들기”를 선택하여 프로젝트 폴더를 생성합니다. ClickUp 계정을 연결하고, 작업 공간 및 폴더를 선택합니다. 목록 이름은 “광고 일정”과 같이 지정하고, 고객 이름을 참조하여 목록 이름을 동적으로 생성할 수도 있습니다. 테스트를 통해 ClickUp에 프로젝트 폴더가 정상적으로 생성되는지 확인합니다.

 

4. 작업 추가 및 업데이트 자동화

생성된 프로젝트 폴더에 작업을 추가하고 업데이트하는 방법을 자동화할 수 있습니다. 고객에게 맞춤형 패키지를 제공하기 위해 ClickUp 목록에 작업을 추가할 수 있습니다. 예를 들어, SEO 패키지를 추가하려는 경우, ClickUp에 새로운 작업을 생성합니다. Zapier에서 ClickUp을 액션으로 추가하고, “작업 생성”을 선택합니다. 팀 공간, 폴더, 목록을 선택하고, 작업 이름, 담당자, 상태, 마감일, 우선 순위 등 작업에 대한 세부 정보를 입력합니다. 목록을 선택할 때, 특정 고객 목록을 하드코딩하는 대신, 이전 단계에서 생성된 목록 ID를 참조하는 사용자 정의 변수를 생성합니다. 이렇게 하면 각 고객에 대해 올바른 목록에 작업이 추가됩니다. 마감일을 설정할 때, Zapier가 이해할 수 있는 형식을 사용하여 마감일을 지정해야 합니다. “2일 후 오후 12시”와 같은 형식을 사용할 수 있습니다. 필터를 사용하여 특정 조건이 충족될 때만 작업을 추가할 수도 있습니다. 예를 들어, 고객이 특정 등급의 Google 광고를 구매한 경우에만 특정 작업을 추가할 수 있습니다.

 

5. 프로젝트 진행 상황에 따른 작업 생성 지연 및 관리

프로젝트 진행 상황에 따라 작업을 생성하는 시점을 지연시키는 방법을 활용할 수 있습니다. 이는 특히 많은 작업이 포함된 프로젝트에서 유용하며, 팀 구성원이 과도한 정보에 압도되는 것을 방지할 수 있습니다. 작업 생성 시점을 지연시키기 위해 Zapier의 “Formatter by Zapier”를 사용하여 마감일을 기준으로 특정 시점을 계산합니다. 예를 들어, 마감일 한 달 전에 특정 작업을 생성하도록 설정할 수 있습니다. Zapier의 “딜레이” 단계를 사용하여 계산된 시점까지 작업 생성을 지연시킵니다. 이 방법을 사용하면 팀 구성원은 현재 수행해야 하는 작업에만 집중할 수 있으며, 작업이 실제로 필요할 때만 작업을 받게 됩니다. 또한, 프로젝트가 지연되거나 범위가 변경되는 경우, 작업을 자동으로 조정할 수 있습니다. 요약하자면, Zapier를 활용하여 ClickUp과 Google Sheets를 연동하고, 프로젝트 관리 시스템을 자동화하면 시간과 비용을 절약하고, 팀 구성원의 효율성을 높이며, 프로젝트를 성공적으로 완료할 수 있습니다.

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