Automate Invoices & Contracts In 1 Click Using Make.com (Saves Me 2hrs/day)
1. 판다독(PandaDoc) 소개 및 계약서/송장 자동화의 중요성
판다독(PandaDoc)은 계약서와 송장을 결합하여 문서 작성 프로세스를 자동화하는 데 유용한 소프트웨어입니다. 이 소프트웨어를 사용하면 단 한 번의 클릭으로 계약서와 송장을 통합된 문서로 보낼 수 있어 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 5만 명 이상의 사용자를 보유하고 있으며, 특히 많은 항목과 할인이 포함된 복잡한 송장 작업 시 시간을 절약해줍니다. 수동으로 계산하고 변수를 업데이트하는 데 많은 시간을 소비하는 대신, 판다독을 통해 자동화된 시스템을 구축하여 계약 및 송장 관리의 효율성을 극대화할 수 있습니다. 이는 특히 영업 담당자에게 유용하며, 관리 업무에 소요되는 시간을 줄이고 계약 성사 및 수익 증대에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 결국 고객과의 소통이라는 영업 본질에 더 집중할 수 있게 되는 것입니다. 이처럼 계약서와 송장 작성 프로세스를 자동화하는 것은 시간 절약뿐만 아니라 오류를 줄이고 전반적인 업무 효율성을 높이는 데 매우 중요합니다.
2. 자동화 시스템 구축에 필요한 소프트웨어 및 설정
계약서와 송장 자동화 시스템을 구축하기 위해서는 세 가지 주요 소프트웨어가 필요합니다. 첫째, 계약서 및 송장 템플릿을 만들고 관리하는 데 사용되는 판다독(PandaDoc)입니다. 둘째, 다양한 소프트웨어 애플리케이션을 연결하고 데이터 흐름을 자동화하는 데 사용되는 Make.com입니다. 셋째, 고객 정보를 수집하는 데 사용되는 폼 소프트웨어로, 여기서는 Go High Level이 사용되지만, Google Forms, Typeform, Jotform 등 Make.com과 연동 가능한 다른 폼 소프트웨어도 사용할 수 있습니다. 판다독에서 API를 사용하려면 비즈니스 요금제(연간 플랜 기준 월 $49 USD 또는 월별 플랜 기준 월 $65 USD)가 필요할 수 있습니다. 이 요금제는 CRM 통합을 지원하므로 Make.com과 같은 도구를 사용하여 자동화를 구현하는 데 필수적입니다. 자동화 시스템 구축의 첫 번째 단계는 판다독에서 템플릿을 생성하고 설정하는 것입니다. 템플릿은 계약서와 송장의 기본 구조를 제공하며, 사용자 정의 변수를 통해 고객별 정보를 자동으로 입력할 수 있습니다. 이를 통해 계약서와 송장의 일관성을 유지하고 수동 입력으로 인한 오류를 줄일 수 있습니다.
3. 판다독(PandaDoc) 템플릿 설정 및 사용자 정의 변수 활용
판다독(PandaDoc)에서 템플릿을 생성할 때는 회사 로고를 추가하고 샘플 텍스트를 자신의 정보로 변경하는 것이 중요합니다. 템플릿에는 고객 회사명, 담당자 이름 등 다양한 사용자 정의 변수를 포함할 수 있습니다. 이러한 변수는 노란색으로 강조 표시되며, Make.com을 통해 자동으로 채워지도록 설정할 수 있습니다. 사용자 정의 변수를 사용하면 고객별 정보를 수동으로 입력하는 번거로움을 줄이고 계약서와 송장의 정확성을 높일 수 있습니다. 템플릿에는 법적 구속력이 있는 서명 섹션을 추가할 수도 있습니다. 이를 통해 고객은 온라인으로 계약서에 서명하고, 서명이 완료되면 자동으로 결제 페이지로 이동하여 결제를 진행할 수 있습니다. 이처럼 계약 서명과 결제 프로세스를 통합하면 고객 경험을 향상시키고 결제 완료율을 높일 수 있습니다. 판다독에서는 Stripe, Authorize.net, Square 등 다양한 결제 게이트웨이를 연결할 수 있습니다. 또한 템플릿에 포함된 가격 테이블은 데이터 병합 기능을 활성화하여 CRM 또는 Make.com에서 데이터를 자동으로 가져와 채울 수 있도록 설정해야 합니다. 데이터 병합 기능을 사용하면 가격, 수량, 할인 등 다양한 제품 및 서비스 정보를 자동으로 업데이트할 수 있습니다.
4. Make.com을 활용한 데이터 전송 자동화 및 시나리오 구축
Make.com은 폼에서 수집된 데이터를 판다독(PandaDoc)으로 전송하여 계약서와 송장을 자동으로 생성하는 데 핵심적인 역할을 합니다. Make.com은 다양한 소프트웨어 애플리케이션을 연결하여 데이터 흐름을 자동화하는 데 사용되는 노코드 워크플로우 자동화 도구입니다. 이를 통해 사용자는 JavaScript와 같은 프로그래밍 언어를 몰라도 복잡한 자동화 시스템을 구축할 수 있습니다. Make.com에서 시나리오를 생성하여 폼 제출 시 트리거되도록 설정할 수 있습니다. 트리거는 폼에서 수집된 데이터를 기반으로 특정 작업을 수행하도록 Make.com에 지시합니다. 예를 들어, 폼이 제출되면 Make.com은 해당 데이터를 판다독으로 전송하여 계약서와 송장을 생성하고 고객에게 자동으로 보낼 수 있습니다. Make.com에서는 JSON(JavaScript Object Notation) 형식을 사용하여 데이터를 구조화하고 전송합니다. JSON은 데이터를 효율적으로 구성하고 전송하는 데 사용되는 표준 형식입니다. Make.com에서는 JSON 데이터를 쉽게 파싱하고 변환할 수 있도록 다양한 도구를 제공합니다. 또한 Make.com에서는 데이터 유효성 검사 및 필터링 기능을 제공하여 판다독으로 전송되는 데이터가 정확하고 완전하도록 보장할 수 있습니다. 이를 통해 계약서와 송장의 오류를 줄이고 고객 만족도를 높일 수 있습니다.
5. 조건부 로직 및 데이터 필터링을 통한 유연성 확보
Make.com을 사용하면 조건부 로직을 구현하여 특정 조건에 따라 다른 작업을 수행하도록 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 제품 또는 서비스에 대한 가격이 0인 경우 해당 항목을 계약서 또는 송장에서 제외하도록 설정할 수 있습니다. 이는 고객이 특정 제품 또는 서비스를 원하지 않거나 해당 제품 또는 서비스에 대한 가격이 없는 경우에 유용합니다. Make.com에서는 필터링 기능을 사용하여 특정 조건을 충족하는 데이터만 판다독으로 전송하도록 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 가격이 0보다 큰 제품 또는 서비스만 계약서 또는 송장에 포함하도록 설정할 수 있습니다. 이를 통해 계약서와 송장에 불필요한 정보가 포함되는 것을 방지하고 고객에게 정확한 정보를 제공할 수 있습니다. Make.com에서는 또한 사용자 정의 함수를 사용하여 데이터를 변환하고 형식을 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 가격을 통화 형식으로 변환하거나 날짜를 특정 형식으로 지정할 수 있습니다. 이를 통해 계약서와 송장의 가독성을 높이고 고객에게 친숙한 형식으로 정보를 제공할 수 있습니다. Make.com의 이러한 다양한 기능을 활용하면 계약서와 송장 자동화 시스템을 유연하게 사용자 정의하고 비즈니스 요구 사항에 맞게 최적화할 수 있습니다.
백링크:
- 판다독(PandaDoc) 공식 홈페이지: 판다독의 기능 및 요금제에 대한 자세한 정보를 확인할 수 있습니다.
https://www.pandadoc.com/ - Make.com 공식 홈페이지: Make.com의 기능 및 자동화 예시에 대한 자세한 정보를 확인할 수 있습니다.
https://www.make.com/en - Go High Level 공식 홈페이지: Go High Level의 기능 및 폼 빌더에 대한 자세한 정보를 확인할 수 있습니다.
https://www.gohighlevel.com/