AI 자동화툴_Zapier를 사용하여 채용의 100%를 자동화하세요 _Jono Catliff

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Automate 100% Of Your Recruitment Using Zapier

 

1. 채용 자동화 시스템 구축 개요

Zapier를 사용하여 채용 과정을 100% 자동화하는 시스템 구축에 대해 알아봅니다. 수동으로 처리하려면 상당한 시간과 노력이 필요한 채용 업무를 자동화함으로써 효율성을 극대화할 수 있습니다. 실제로 약 한 달 전에 시작한 채용 스프레드시트에는 이미 3,433명의 지원자가 있으며, 이 모든 사람의 채용 과정을 단 몇 번의 클릭만으로 자동화할 수 있습니다. 이 시스템을 통해 지원자 정보를 자동으로 스프레드시트에 입력하고, 불합격 통지서를 자동으로 발송하며, 추가 질문이나 테스트를 자동으로 처리할 수 있습니다. 또한 면접 일정, 계약서 작성 등 채용 문의부터 온보딩까지 모든 과정을 30분 안에 자동화할 수 있습니다. 이처럼 자동화된 시스템은 시간 절약뿐만 아니라 채용 담당자가 보다 중요한 업무에 집중할 수 있도록 지원합니다. 채용 자동화 시스템을 구축하기 위해 Google Sheets, Zapier, Indeed, Pandadoc과 같은 소프트웨어를 활용할 것입니다. Google Sheets는 지원자 정보를 관리하는 대시보드 역할을 하며, Zapier는 다양한 애플리케이션을 연결하여 자동화 워크플로우를 구축합니다. Indeed는 효과적인 채용 플랫폼으로, 지원자 정보를 자동으로 수집하여 스프레드시트에 입력할 수 있습니다. Pandadoc은 계약서 발송을 자동화하여 채용 프로세스를 간소화합니다.

2. 웹사이트 지원자 정보 자동 수집 및 스프레드시트 연동

웹사이트를 통해 지원하는 지원자의 정보를 자동으로 수집하여 스프레드시트에 연동하는 방법에 대해 설명합니다. 채용 시스템에 지원자를 등록하는 방법에는 웹사이트를 통한 지원과 Indeed를 통한 지원, 두 가지가 있습니다. 먼저, 웹사이트에 채용 페이지를 운영하고 있다면, 해당 페이지를 통해 지원하는 지원자의 정보를 스프레드시트에 자동으로 추가할 수 있습니다. 이를 위해 Zapier 인터페이스 탭에서 새로운 양식을 만들어야 합니다. 웹사이트 양식, CRM 등 다양한 소프트웨어 애플리케이션을 활용할 수 있지만, 이 튜토리얼에서는 Zapier를 사용하여 양식을 구축합니다. Zapier 인터페이스 섹션에서 채용 또는 신규 채용을 위한 새로운 양식을 생성합니다. 이 양식에서는 지원자의 기본 정보, 즉 이메일, 전화번호, 이름, 성 등을 수집합니다. 필요에 따라 추가 질문을 포함할 수도 있습니다. 이렇게 생성된 양식은 웹사이트에 삽입하여 사용할 수 있습니다. 다음으로 Zap을 생성하여 지원자가 양식을 제출하는 즉시 해당 정보를 스프레드시트에 추가합니다. 워크플로우는 지원자가 양식을 작성할 때 시작되므로, Zap의 트리거는 Zapier의 인터페이스가 됩니다. 트리거 이벤트는 ‘Form Submission Created’로 설정하고, 인터페이스는 방금 생성한 새 인터페이스(아직 이름을 지정하지 않은 경우 ‘New Interface’)를 선택합니다. 이제 특정 액션을 설정해야 합니다. 양식이 제출되면 Google Sheets에 지원자 정보를 추가해야 합니다. 따라서 액션으로 Google Sheets를 선택하고 ‘Create Spreadsheet Row’를 선택합니다. 올바른 Google 계정을 선택하고, 채용 정보를 저장할 스프레드시트와 시트를 선택합니다. 그런 다음 양식에서 수집한 정보를 스프레드시트의 해당 필드에 매핑합니다. 예를 들어, 양식의 ‘이름’ 필드를 스프레드시트의 ‘이름’ 열에 연결하는 식입니다. 모든 필드를 매핑한 후 Zap을 테스트하여 정보가 올바르게 스프레드시트에 추가되는지 확인합니다.

3. Indeed 지원자 정보 자동 스크래핑 및 스프레드시트 연동

Indeed를 통해 지원하는 지원자의 정보를 자동으로 스크래핑하여 스프레드시트에 연동하는 방법에 대해 알아봅니다. Indeed는 효과적인 채용 플랫폼이지만, 수많은 지원자 정보를 수동으로 관리하는 것은 번거로운 일입니다. Indeed 채용 공고를 작성할 때 두 가지 사항을 반드시 확인해야 합니다. 첫째, 채용하려는 직무에 맞는 구체적인 직책명을 사용해야 합니다. 둘째, 지원서 업데이트를 개별 지원서로 전송하도록 설정해야 합니다. 이는 Indeed에서 전송하는 이메일에 지원자의 정보가 포함되어 있어, 해당 정보를 스크래핑하여 스프레드시트에 추가할 수 있기 때문입니다. Indeed 지원자의 이메일은 다음과 같습니다. “새로운 지원자 알림: [지원자 이름] 님이 [직책]에 지원했습니다.” 이제 새로운 Zap을 생성하여 Indeed 지원자 정보를 스프레드시트에 추가하는 워크플로우를 구축합니다. Zap의 이름은 ‘Indeed 지원자’로 지정합니다. Indeed에서 전송하는 이메일에서 지원자 정보를 추출하려면 Gmail을 트리거로 사용하고, 트리거 이벤트는 ‘New Email Matching Search’로 설정합니다. 이메일 주소를 선택하고 검색 문자열에 “새로운 지원자 알림”을 입력합니다. 이는 Indeed에서 전송하는 이메일 제목에 항상 포함되는 문구입니다. Zap을 테스트하여 Indeed 이메일을 올바르게 검색하는지 확인합니다. 트리거를 설정한 후에는 Formatter by Zapier를 사용하여 이메일 제목에서 지원자의 이름과 직책을 추출해야 합니다. 이메일 제목은 “새로운 지원자 알림: [지원자 이름] 님이 [직책]에 지원했습니다.”와 같은 형식을 가지므로, Split 기능을 사용하여 공백을 기준으로 텍스트를 분할합니다. 그러면 지원자의 이름은 네 번째 블록에, 성은 다섯 번째 블록에 위치하게 됩니다. 마찬가지로 “님이”를 기준으로 텍스트를 분할하여 지원 직책을 추출할 수 있습니다.

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