AI 자동화툴_Make.com을 사용하여 채용의 100%를 자동화하세요 _Jono Catliff

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Automate 100% Of Recruitment Using Make.com

 

1. 채용 자동화 시스템 개요

본 문서는 채용 프로세스를 자동화하는 방법에 대해 설명합니다. 채용 공고 게시부터 지원자 계약까지 단 세 번의 클릭으로 처리할 수 있도록 자동화 시스템을 구축하는 방법을 소개합니다. 이 시스템은 이메일, 문자 메시지 등 모든 커뮤니케이션을 자동화하여 지원자 초기 심사 및 인터뷰 일정 조율에 필요한 시간과 노력을 크게 절감해 줍니다. 특히 매일 수백 명의 지원자가 몰리는 경우, 이 시스템은 상당한 시간과 비용 절감 효과를 제공할 수 있습니다. 본 문서는 이러한 자동화 시스템을 구축하는 구체적인 방법을 설명하고, 실제로 어떻게 작동하는지 예시를 통해 보여줍니다.

2. 자동화 시스템 구축에 필요한 요소

자동화된 채용 프로세스를 구축하기 위해 4가지 주요 소프트웨어 도구를 활용합니다.

  • Indeed: Indeed는 전 세계 대부분의 국가에서 채용 공고를 게시하고 지원자를 확보할 수 있는 플랫폼입니다. 미국, 캐나다, 멕시코, 필리핀 등 어느 지역에서 채용하든 Indeed를 통해 지원자를 모집할 수 있습니다.


  • Make.com: Make.com은 다양한 애플리케이션을 연결하여 자동화 워크플로우를 구축하는 데 사용되는 강력한 도구입니다. Indeed에서 지원자가 지원하면 Make.com을 통해 자동으로 스프레드시트에 새로운 행을 추가하고, 해당 지원자에게 이메일을 보내는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. Make.com은 인터넷 상의 여러 애플리케이션을 연결하는 접착제와 같은 역할을 합니다.


  • Go High Level: Go High Level은 고객 관계 관리(CRM) 시스템으로, 이메일 및 문자 메시지 자동화, 설문지 생성 등 채용 프로세스 자동화에 필요한 다양한 기능을 제공합니다. Go High Level을 통해 초기 심사를 위한 설문지를 만들고, 적합한 지원자를 선별하는 데 필요한 정보를 수집할 수 있습니다.


  • Google Sheets: Google Sheets는 수집된 지원자 정보를 체계적으로 저장하고 관리하는 데 사용됩니다. Google Sheets를 통해 지원자 데이터베이스를 구축하고, 각 지원자의 진행 상황을 추적하며, 채용 프로세스의 다음 단계를 관리할 수 있습니다.


이러한 4가지 도구를 결합하여 채용 프로세스의 각 단계를 자동화하고 효율성을 극대화할 수 있습니다.

3. Indeed를 활용한 지원자 모집 및 초기 응대 자동화

Indeed에서 새로운 채용 공고를 생성하는 것으로 시작합니다. Indeed 계정이 없다면 먼저 가입해야 합니다. 공고를 게시할 때 몇 가지 필수 사항을 확인해야 합니다. 먼저, 직책을 명확하고 간결하게 기재해야 합니다. 예를 들어 “영업 담당자”와 같이 구체적인 직책명을 사용하고, 직책명이 중복되지 않도록 합니다. 직책명이 동일하더라도 근무 지역이 다르다면 (예: 캐나다 영업 담당자, 미국 영업 담당자) 다른 직무로 취급될 수 있습니다.

다음으로, 이메일 업데이트를 설정해야 합니다. “일일 업데이트 전송” 옵션을 선택하고, 업데이트를 받을 이메일 주소를 지정합니다. 지원자가 지원할 때마다 이 이메일 주소로 알림이 전송되도록 설정해야 합니다. 알림 이메일을 가상 비서(VA) 또는 팀원에게 전달하여 관리하도록 하는 것이 좋습니다. 매일 수백 건의 지원서가 접수되는 경우, 알림이 너무 자주 울려 업무 집중도를 떨어뜨릴 수 있기 때문입니다. 마지막으로, 지원자가 문의하는 즉시 자동 메시지를 보내도록 설정해야 합니다. 이렇게 하면 지원자에게 신속하게 응대하고 채용 프로세스에 대한 관심을 유지할 수 있습니다.

스폰서 채용 공고를 게시하면 Indeed 자동화 도구를 사용할 수 있습니다. 자동화 라이브러리에서 지원자가 지원하는 즉시 메시지를 보내는 기능을 활용하면 좋습니다. 지원자에게 가능한 한 빨리 연락할수록 채용 프로세스를 진행할 가능성이 높아집니다. 자동 메시지에는 지원해 주셔서 감사하다는 인사와 함께 추가 정보 제출을 위한 링크를 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 지원자에게 필요한 정보를 수집하고 초기 심사를 자동화할 수 있습니다.

4. Make.com을 이용한 이메일 분석 및 정보 추출

Make.com을 사용하여 Indeed에서 전송된 이메일을 분석하고 필요한 정보를 추출할 수 있습니다. Indeed에서 지원자가 지원하면 “새로운 지원 알림”이라는 제목의 이메일이 지정된 이메일 주소로 전송됩니다. 이 이메일에는 지원자의 이름, 지원 직책, 이메일 주소 등의 정보가 포함되어 있습니다.

Make.com을 사용하면 이 이메일을 자동으로 분석하여 필요한 정보를 추출할 수 있습니다. Make.com 시나리오를 생성하고, Gmail 모듈을 사용하여 특정 이메일 주소에서 수신된 이메일을 감시하도록 설정합니다. 그런 다음, 필터링 옵션을 사용하여 Indeed에서 보낸 이메일만 처리하도록 설정합니다.

Make.com은 이메일 내용에서 지원자의 이름과 이메일 주소를 추출할 수 있습니다. “스플릿” 기능을 사용하여 지원자의 이름을 분리하고, 이름과 성을 각각 변수에 저장할 수 있습니다. 추출된 정보는 Google Sheets에 저장하거나 Go High Level과 같은 CRM 시스템으로 전송하여 지원자 정보를 관리할 수 있습니다. Make.com은 이러한 과정을 자동화하여 채용 담당자가 수동으로 데이터를 입력하는 데 소요되는 시간과 노력을 절감해 줍니다.

5. Google Sheets를 활용한 지원자 정보 관리 및 진행 상황 추적

추출된 지원자 정보를 Google Sheets에 저장하여 관리합니다. Google Sheets를 사용하여 지원자의 이름, 지원 직책, 이메일 주소, 지원 날짜, 진행 상황 등 다양한 정보를 체계적으로 기록하고 추적할 수 있습니다. Google Sheets는 채용 프로세스의 각 단계를 시각적으로 보여주는 대시보드를 구축하는 데 유용합니다.

Google Sheets를 사용하면 지원자의 진행 상황을 “거절”, “설문 완료”, “스크리닝 통과”, “인터뷰 예약”, “1차 인터뷰 완료”, “합격” 등으로 표시할 수 있습니다. 이렇게 하면 각 지원자의 상태를 한눈에 파악하고 채용 프로세스의 다음 단계를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

Google Sheets에서 지원자 정보를 업데이트하면 Make.com을 통해 자동으로 이메일 또는 문자 메시지를 보내거나, Go High Level과 같은 CRM 시스템에서 알림을 생성하는 등의 추가 작업을 수행할 수 있습니다. 이러한 자동화 기능을 통해 채용 담당자는 일관성 있고 효율적인 채용 프로세스를 구축할 수 있습니다.

6. Go High Level을 활용한 자동 응대 및 후속 조치

Go High Level을 사용하여 지원자에게 자동으로 응대하고 후속 조치를 취할 수 있습니다. Go High Level은 이메일 및 문자 메시지 자동화, 설문지 생성, 캘린더 예약 등 채용 프로세스 자동화에 필요한 다양한 기능을 제공합니다.

Go High Level 워크플로우를 생성하여 Indeed에서 지원자가 지원하면 자동으로 환영 이메일을 보내고, 추가 정보 제출을 위한 설문지 링크를 제공할 수 있습니다. 또한, Go High Level을 사용하여 인터뷰 일정을 예약하고, 인터뷰 전에 리마인더를 보내며, 인터뷰 후에 감사 메시지를 보낼 수 있습니다. Go High Level의 자동화 기능을 활용하면 지원자에게 신속하고 일관된 응대를 제공하고 채용 프로세스를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

7. 채용 프로세스 자동화 예시 및 시사점

다음은 채용 프로세스를 자동화하는 방법에 대한 구체적인 예시입니다.

  1. Indeed에서 지원자가 지원: Indeed에 게시된 채용 공고를 통해 지원자가 지원서를 제출합니다.
  2. Make.com을 통한 이메일 분석 및 정보 추출: Make.com은 Indeed에서 전송된 “새로운 지원 알림” 이메일을 분석하고, 지원자의 이름, 지원 직책, 이메일 주소 등을 추출합니다.
  3. Google Sheets에 지원자 정보 저장: Make.com은 추출된 정보를 Google Sheets에 새로운 행으로 추가합니다.
  4. Go High Level을 통한 자동 응대: Go High Level은 새로운 지원자에게 자동으로 환영 이메일을 보내고, 추가 정보 제출을 위한 설문지 링크를 제공합니다.
  5. 설문지 제출 및 Google Sheets 업데이트: 지원자가 설문지를 제출하면 Google Sheets의 해당 행이 자동으로 업데이트됩니다.
  6. 채용 담당자의 수동 검토: 채용 담당자는 Google Sheets에서 지원자의 정보를 검토하고, 설문지 답변 및 이력서를 확인하여 인터뷰 대상자를 선정합니다.
  7. Go High Level을 통한 인터뷰 일정 예약: 인터뷰 대상자에게 Go High Level을 통해 인터뷰 일정 예약 링크를 보내고, 인터뷰 전에 리마인더를 보냅니다.
  8. 인터뷰 진행 및 채용 결정: 채용 담당자는 인터뷰를 진행하고, 채용 여부를 결정합니다.
  9. Go High Level을 통한 최종 단계 처리: 채용 결정에 따라 Go High Level은 합격자에게 입사 제안 이메일을 보내거나, 불합격자에게 거절 이메일을 보냅니다.

이러한 자동화된 채용 프로세스를 통해 채용 담당자는 반복적인 수작업을 줄이고, 보다 전략적인 업무에 집중할 수 있습니다.

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